Методы международной торговли Этапы подготовки и проведения международных выставок / ярмарок Проверка выставочного оборудования
Проверка выставочного оборудования
Таблица 3.6
ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ К УЧАСТИЮ В МЕЖДУНАРОДНОЙ ВЫСТАВКЕ / ЯРМАРКИ
|
Количество месяцев до начала / открытие выставки / ярмарки |
Мероприятия |
|
12 |
? выбор выставки для участия в ней ? подготовка и отправка заявки ? составление плана подготовки к выставке ? формирования бюджета |
|
11 |
? комплектование состава работников для работы на выставке ? распределение обязанностей ? уточнение плана ? резервирования билетов и мест в гостинице |
|
10 |
? планирование экспозиции ? консультирование по дизайнерами ? уточнения условий проведения выставки ? подготовка выездных документов |
|
9 |
? завершения оформления выставочного киоска (стенда) ? контроль выполнения плана ? собрание выставочной группы |
|
8 |
? контроль выставочного бюджета ? работа над экспозицией |
|
7 |
? организация работы с производственными подразделениями по комплектованию экспозиции ? создание проекта рекламной кампании на выставке |
|
6 |
? заказа необходимого для выставки оборудования ? завершения работ по дизайну и графического оформления ? контроль планируемых мероприятий рекламной кампании |
|
5 |
? заполнения всей документации на участие в выставке ? подготовка регистрационных формуляров для персонала ? контроль выполнения плана |
|
4 |
? заказ печатных рекламных материалов ? заключения контракта на грузовые перевозки ? обучения персонала (стендистов) |
Окончание табл. 3.6
|
Количество месяцев до начала / открытие выставки / ярмарки |
Мероприятия |
|
3 |
? начало передвиставковои рекламной кампании ? заключение контрактов с организаторами на сервисное обслуживание (связь, охрана и т.д.) ? контроль выполнения плана, проведения собраний с персоналом |
|
2 |
? усиление рекламной кампании (рассылка персональных приглашений, информирование потенциальных клиентов и т.д.) ? окончательное определения выставочной группы ? разработка графика работы на выставке ? проверка готовности выездных документов и условий проживания |
|
1 |
? проверка выставочного оборудования и экспонатов ? подготовка оборудования и экспонатов к отправке ? страхования экспозиции ? контроль наличия всей выставочной документации ? отправка рекламных материалов, литературы, материалов ? передвиставкова подготовка персонала ? подготовка к отъезду |
Участие в выставке и ее координация. Работу стенда и стендистов на выставке координирует руководитель стенда, который назначается еще на этапе подготовки к участию в выставке / ярмарке. Его функциями являются:
проверка готовности стенда перед началом мероприятия;
разработка и соблюдение рабочего плана и расписания для работников;
поручение конкретных заданий отдельным сотрудникам;
встречи с важными посетителями;
помощь в проведении переговоров с клиентами;
осуществления информационной связи с фирмой.
Деятельность сотрудников стенда должна быть направлена на достижение цели участия в выставке / ярмарке. Это может быть: максимизация количества заказов, оценка конъюнктуры и перспектив продаж, ознакомления с технико-технологическими тенденциями, налаживания новых деловых контактов и т.д.. Одной из основных функций персонала стенда должен быть учет посетителей, который позволит на следующем этапе определить результативность участия в выставке / ярмарке, степень достижения поставленной цели, круг и характеристики потребителей, новые контакты. Для этого используются специально разработанные формы записи разговоров с посетителями стендов, кроме идентификационных данных клиента, содержат коммерческую информацию (намерения о сотрудничестве, замечания и требования, предложения и т.д.) (табл. 3.7).
Таблица 3.7
КАРТОЧКА РАБОТЫ С КЛИЕНТОМ НА ВЫСТАВКЕ
|
1. |
Выставка _______________________________________________________ Имя представителя _______________________________________________ Дата ___________________________________________________________ |
|
2. |
Имя клиента _____________________________________________________ Название компании __________________________________________________ Адрес _________________________________________________________ Телефон ____________________ факс ______________________________ Профиль компании ________________________________________________ _______________________________________________________________ |
|
3. |
Продукт, который заинтересовал А _____________________________________________________________ Б ______________________________________________________________ В ______________________________________________________________ Г ______________________________________________________________ |
|
4. |
Сфера применения продукта _____________________________________ _______________________________________________________________ |
|
5. |
Бюджет на данный продукт ________________________________________ |
|
6. |
При осуществлении закупки _________________________________________ _______________________________________________________________ |
|
7. |
Другие факторы, влияющие на совершение покупки Название __________________________________________________________ |
|
8. |
Требует личного звонка (обращения) ____________________________ Дата ___________________________________________________________ Требует дополнительной литературы ___________________________________ Требует экземпляры ___________________ которые ______________________ Дата ___________________________________________________________ |
|
9. |
Комментарии со стороны клиента _________________________________________ _______________________________________________________________ |
|
10. |
Личное мнение относительно клиента __________________________________ _______________________________________________________________ |
|
11. |
Отправлено литературу о _______________________________________ Дата ___________________________________________________________ |
|
12. |
Следующий звонок _____________________ дата _____________________ |
|
13. |
Передан торговому представителю __________________________ |
|
14. |
Записи о завершении сделки ____________________________________ ________________________________________ Дата __________________ |
На основе карточек работы с клиентом ежедневно заполняется контрольная ведомость, в которой указывают оценочное (примерное) число посетителей, побывавших на стенде, количество проведенных бесед и установленных новых контактов. После завершения выставки подводятся итоги и анализируются динамика количества посетителей, количество установленных контактов, полученных заказов, региональное представительство клиентов и т.д..
